ACTAS ASAMBLEA
ACTA NO. 020
Acta de Asamblea General Ordinaria.
Conjunto Residencial Montecarlo.
En Villavicencio, Meta a los 31 días del mes de Marzo del año 2012 por citación del Consejo de Administración y del Representante legal del Conjunto, realizada con fecha Marzo 16 de 2012, A todos los propietarios, 219 en total .
Presentación de la Administradora señora OLGA LUCIA CASTAÑEDA con contrato a un mes del 8 de marzo a 7 abril de 2012 y manejo por el nuevo consejo de administración.
Siendo las 8 A.M, se da inicio a la Asamblea General, en el kiosco del conjunto Residencial para desarrollar el siguiente orden del día:
1. LLAMADO A LISTA Y VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM de 219 propietarios que componen el conjunto, se contabilizan 128 firmas y 91 poderes. Existe Quórum para sesionar
2. ELECCIÓN DEL PRESIDENTE Y SECRETARIO DE ASAMBLEA.……
Se postularon la señora Herminia Rodríguez García y el señor Miguel Eduardo Fuentes Peláez, obteniendo de la Asamblea la siguiente votación: La señora Herminia Rodríguez García= 68 votos Presidente. El señor Miguel Eduardo Fuentes Peláez = 23 votos secretario.
3. ELECCIÓN DE COMISIÓN VERIFICADORA DEL ACTA:
- Señora Sonia Lucia Velasco, Manzana F Casa 9. -Señora Johanna Valderrama, Manzana D Casa 23. -Señor Jairo Antonio Arango, Manzana K Casa 4.
4. RENDICION DE CUENTAS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION.
El presidente de la Asamblea, llamo a lista los miembros del Consejo de Administración, encontrándose presentes los siguientes: Señor Bernardino Vásquez: Vicepresidente.
Señora Elizabeth Roció García: secretaria. Señora Luz Helena Bolívar: Vocal.
La señora Elizabeth Roció García, como secretaria del consejo tomo la palabra y leyó el segundo informe de Rendición de cuentas de fecha marzo 23 de 2012, compuesto por 14 folios + 21 folios de la citación de marzo 16 de 2012, que no se leyeron pero que anexamos al Acta para Radicación.
5. INFORME GENERAL DEL CONTADOR PÚBLICO.
La señora Yamile Buitrago Ruiz con TP 98391-T, como contadora del conjunto residencial Montecarlo ha hecho una exposición clara y precisa del movimiento contable Registrado en el año 2011, (En 8 folios que se anexan), mas 3 folios de listado de cartera. Para un total de 11 folios de contabilidad; con el fin de generar las preguntas y aclaraciones que deben hacer los asistentes a la Asamblea.
Cartera: Se ve un aumento exagerado en la cartera de Diciembre de 2011 por $ 62’363.263. y a Marzo 30 de 2012, de $ 69’144.963, Diferencia de $6’781.700, la contadora explica que le genero por el no pago de la cuota extraordinaria parcial o total de 75 copropietarios; mas la sanción que por $130.000, le cargo por el mismo INCUMPLIMIENTO, para cancelar el proceso laboral de Ana Betulia Velásquez.
Ø DEUDA VIGILANCIA SÚPER LTDA.
A Diciembre de 2008 no tenía deuda.
A Diciembre de 2009 $300.000.
A Diciembre de 2010 $15’387.766.
A Diciembre de 2011 $34’761.530, descontando un siniestro por $ 208.000, dejando en claro que el soporte hasta el momento no reposa en el archivo, y sumando el mes de Enero del 2012 y 16 días del mes de Febrero de 2012, el Saldo Real por pagar es de $44’352.500, saldo Revisado por Yamile Buitrago, contadora Jael Andrea Prieto (Administradora) y Juan de Dios Beltrán gerente comercial de Súper Ltda. Sobre este valor el conjunto Hizo un depósito judicial por valor de $12’000.000, dando cumplimiento al oficio emanado del juzgado Primero Laboral del Circuito de Villavicencio de fecha Diciembre 14 de 2011 por embargo a Súper Ltda por proceso laboral de Mayra Johanna Ballesteros Supelano C.C 1.121.829.274, ese depósito se hizo con fecha Marzo 22 de 2012 por ;a Administradora Olga Lucia Castañeda, solicitando adicionalmente al juzgado levante la media cautelar con el fin de entrar a conciliar el saldo de la deuda por $ 32’352.500 y que sea el nuevo consejo el que realice un abono y firme el acuerdo de pago.
Ø CONTRATO LABORAL MIRIAM CASTRO.
Dice la contadora que no fue por negligencia como lo dice el ex presidente del consejo Señor Carlos Ruiz, el hecho de que no se pudiera hacer la liquidación de prestaciones sociales, si no que la señora renuncio y continuo trabajando; el 25 de Febrero de 2012 ejecuto la liquidación cortándola con fecha 11 de febrero del 2012 y entregándosela el 10 de marzo de 2012, firmando una carta de aclaración hasta la fecha en que trabajo, esto para evitar nueva demanda laboral.
Ø DEUDA GIOVANNA CANTOR.
La señora ha venido consignando el valor correspondiente a la conciliación. Aparece luego un valor de $ 220.000 resultado de un recibo diferente registrado a casa y dueño que se carga a Giovanna Cantor.
El doctor Vidal nos presenta un paz y salvo firmado por la mencionada para descargar su deuda la diferencia es de $ 220.00 que se cobrara en la cuenta a la señora Cantor mas $202.000 de la casa F-13 para un total de $422.000 para cobrar a la señora Cantor.
Ø FONDO DE IMPREVISTOS.
Es de ley 675/ 01, cuando asumió el consejo en Noviembre de 2011dijo que cancelaban todas las cuentas y se abriría una cuenta de ahorros en AV VILLAS para dejar esos dineros quietos y proceder a trasladar de Noviembre/ 11 a Marzo 31/ 12 lo correspondiente a esta cuenta. Hasta Marzo 30 No Se Había Hecho.
Ø SEGURIDAD FURTIVA LTDA.
Dice la contadora valor demasiado alto para la copropiedad $ 7’641.802 mensuales, donde lo que estamos recaudando no alcanza para pagar los compromisos del conjunto nomina, honorarios, vigilancia y demás gastos mensuales.
Una señora propietaria pregunta si existe o no un contrato de vigilancia nueva, la señora administradora Olga Castañeda Responde el señor Carlos Ruiz le obligo a firmar el contrato por un año aunque se hizo objeción de que no estaba de acuerdo con la firma de este ya que es algo que debe ser elegido por asamblea, sin embargo el soporte de la firma que respaldaba a las señora administradora es el acta que hay por los miembros del conejo de administración donde eligen a la nueva empresa de vigilancia, esta empresa tiene clausulas de permanencia.
Ø CONTRATACION JAEL ANDREA PRIETO.
La contadora trajo únicamente la hoja de vida, pero la decisión fue del consejo para escogerla, en 2 meses han cambiado a tres administradoras, por eso se nota el desgreño Administrativo del conjunto, no hay continuidad.
Ø CITOFONIA.
La anterior administradora Jael Andrea Prieto trato de conciliar con el señor Sandro Barrios Mercado, la terminación y puesta en servicio de los citofonos según cotización 2588 de octubre 20/11, pero Don Carlos Ruiz en representación del consejo lo en tutelo y lo demando a titulo personal.
Llevo al juzgado la cotización 2587 que era únicamente el arreglo de la consola por mano de obra por $350.000 y no la 2588 que es la venta de la consola nueva con la tarjeta y los demás elementos incluyendo la mano de obra.
El señor Carlos Ruiz le paro el trabajo al señor Sandro el 16 de noviembre/ 12 y trajo un técnico que le manipulo el trabajo hasta ahora realizado, se le abono $1’000.000 por el suministro e instalación de lo contratado cuando termine la instalación de la consola con las tarjetas y demás y coloque dos polo a tierra en la oficina de la Administración, dejando los citofonos en funcionamiento se le cancela el saldo menos la rete fuente.
La tutela salió a favor de don Sandro y no es el mecanismo para solucionar ese conflicto. Don Sandro Barrios dice que el no puede entenderse con Don Carlos si no con el nuevo consejo, solicita que le confirmen por escrito cuando puede continuar con el trabajo para entregar la consola nueva con la tarjeta de operación, dejando en claro que hay inmuebles donde el citofono no sirve que el no se ha comprometido a revisarlos casa por casa ya que esto tiene otro costo que no está cotizado.
Ø GASTOS DE CAJA MENOR.
Como el informe contable solo va hasta diciembre del 2011 en Noviembre y diciembre / 11 y lo corrido de Enero a Marzo/ 12 se observan gastos elevados por transportes fotocopias y adornos navideños.
Ø INCREMENTO VALOR DE LA VIGILANCIA Y OTROS GASTOS.
La señora contadora informa a la Asamblea de un incremento notable por $1’489.500 por mes en la vigilancia y otros gastos en la caja menor y pide ¿QUIEN VA A ASUMIR EL SOBRE COSTO QUE SE GENERA?. El consejo de Administración contrato sin autorización de la Asamblea a la empresa Furtiva Ltda.
Ø ACLARACION DE LA SEÑORA JAEL ANDREA PRIETO A LA ASAMBLEA.
El consejo de administración saliente entre los meses de febrero y marzo del 2012, cambio 3 veces de Administradora se genero por el maltrato verbal, abusivo y el manoseo del señor Carlos Ruiz Adicionalmente por escritos que reflejan en forma grosera al expresarse ante las Administradoras, adicionalmente por la coadministración que el señor Carlos Ruiz ejerce interviniendo en funciones no legales para el cargo de presidente.
Ø POLIZA DE ZONAS COMUNES.
Esta vigente se continúa con el contrato 615.
Ø CORMACARENA-CUOTA ACUEDUCTO.
Hasta octubre /11 se vino manejando bien, a partir de noviembre /11 a marzo /12 no se ha separado la cuota del acueducto, se hace esta aclaración para evitar que el día de mañana no nos cobren cuota extraordinaria.
Con respecto a Cormacarena el nuevo consejo de Administración debe buscar la revisión y renovación de la licencia cumpliendo los requerimientos y suministrado los elementos necesarios para continuar con el suministro del agua del pozo, propiedad del condominio.
Ø ACLARACIÓN ANTONIO DÍEZ.
El señor Antonio Diez, de la manzana J casa 10 aclara ante la asamblea, que el hizo el levantamiento topográfico del conjunto con los respectivos planos ya que su profesión es topógrafo. Por ese trabajo cobró en el año 2010, $450.000 pesos pero por el suministro de plantas ornamentales y trabajo de jardinería él quiere aclarar que no le dieron dinero como quiere hacer aparecer el presidente del Consejo anterior En su informe.
Ø SINIESTRO VIDRIO CARRO MANZANA H CASA 14.
El arrendatario de la casa H14 en vista de que el año anterior (2011) no le solucionaron las reclamaciones por la ruptura del vidrio panomamico de su vehículo propiedad del señor Yecid Cespedes, ni se le hizo el debido proceso por parte del consejo de administración de la época que solo constaba por tres integrantes miembros del mismo que son Jakelinne Bernal, Carlos Lievano y Rommy Carrillo, porque al parecer los demás miembros del consejo ya habían renunciado para la época del siniestro, el señor Yecid Cespedes recurrió al juez de paz para conseguir la indemnización por parte de la administración del conjunto, en cabeza de su representante legal la señora Myriam Castro.
Según el informe nadie se presentó por parte del conjunto residencial Montecarlo a conciliar, el juez condeno al condominio a pagar dicha indemnización más la multa por el no pago de la sanción a favor del tesoro de la nación. Ante este costo de la indemnización llegaron a un acuerdo con el señor Yecid Cespedes y el Consejo de administración, de acuerdo al acta amnistía sanción no pago cuota extraordinaria indemnización de fecha 19 de enero de 2012, haciendo un cruce de cuentas por administración debida más diferencia a cargo por $3.037.000. Quedando pendiente cobrar a la vigilancia súper limitada dicho valor y repetir a los padres del niño causante del siniestro.
La presidente de la asamblea solicita el uso de la palabra para
Aclarar los siguientes puntos:
I. En junio 18 de 2011 en asamblea extraordinaria se autorizó l a la administración ejecutar cobro jurídico a las cuentas de mayor cuantía a las de tres a seis meses de mora tramitar convenios de pago en aras de conseguir liquidez para el conjunto, situación que a la fecha no se ha realizado.
Al contrario maltratan en palabras y con sanciones a los pocos propietarios que pagamos al día y que somos los que sostenemos el conjunto. La asamblea en pleno ratifican nuevamente a la administradora proceda con el cobro jurídico cartera que es demasiado alta.
II. Respecto de la cuota extraordinaria a la demanda laboral de $95.000 y sanción de incumplimiento por $130.000 realizada el pasado noviembre 6 del 2011, respetuosamente solicito a la Asamblea General dar cumplimiento y aplicación al artículo 2 numeral 3 y 5 y al artículo 38 numeral 9 de la ley 675/01 PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA LEY NATURALEZA Y FUNCIONES que dice:
NUMERAL 3 RESPETO DE LA DIGNIDAD HUMANA.
El respeto de la dignidad humana debe inspirar las actuaciones de los integrantes de los órganos de administración de la copropiedad, así como las de los copropietarios para el ejercicio de los derechos y obligaciones derivados de la ley.
NUMERAL 5 DERECHO AL DEBIDO PROCESO.
Las actuaciones de la asamblea o del Consejo de administración, Tendientes a La imposición de sanciones por incumplimiento de obligaciones no pecuniarias deberán consultar el debido proceso, el derecho de defensa, contradicción e impugnación. ARTÍCULO 38 NUMERAL 9. Decidir, salvo en el caso que corresponda al Consejo de administración, sobre la procedencia de sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en esta ley y en EL reglamento de propiedad horizontal, con observancia del debido proceso y del derecho de defensa consagrado para él caso en el respectivo reglamento de propiedad horizontal.
Solicita a la asamblea anule la sanción de $ 130.000 a todos los propietarios que cumplieron con la cuota extraordinaria de $95.000 cancelados desde noviembre6 de 2011 hasta enero 21 del 2012 y dejar en firme la sanción de $130.000 a los propietarios al corte de enero 31 del 2012 continúen pendientes de pago por la cuota extraordinaria, de $95.000. Solicitud y aclaración que fue aprobada por mayoría y debe ser acatada por la contadora.
Ø LEY DE PISCINAS. 1209 DE 2008 DECRETO 2171 DE 2009 Y DECRETO 2045 DE 2009.
Se deja en claro a la asamblea que el conjunto requiere una buena cantidad de dinero para la adecuación de la piscina, porque el plazo está expirando y aún no se ha hecho nada. Haciéndose acreedores a una multa máxima o al cierre de la piscina. La asamblea en plena protesta que no aceptan cuotas extraordinarias si no que deben cobrar la cartera morosa.
Ø TEMA PISCINERO.
La señora contadora informa a la asamblea que el señor piscinero está solicitando se le cancelen los recargos dominicales, se le manifiesta que cuando firmó el contrato su horario era de martes a domingo para qué descansara el lunes, sin embargo se consultara un abogado laboral para asesorarse, si se cancela o no los recargos y se dará cumplimiento.
Un propietario solicita de la contadora le conteste si existe la posibilidad de liquidar la propiedad horizontal en vista de que sólo 45 propietarios cancelan? la señora contadora le responde: por esta causa posiblemente no. hay bastante Cartera para cobrar. Hechas todas las aclaraciones contables la presidente de la asamblea pregunta “APRUEBAN SI O NO LOS ESTADOS FINANCIEROS PRESENTADOS” siendo las 11 y 25 A. M. la asamblea por mayoría aprueban los estados financieros.
NUMERAL 6 PRESENTACIÓN PARA APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO AÑO 2012 PRIMER TRIMESTRE 2013.
La presidente de la asamblea dice “he revisado el proyecto de presupuesto y está demasiado alto” el conjunto no puede cumplir. Les propongo dos cosas aprobar aumento a la cuota de administración en el porcentaje del IPC del 2011 que fue de 3.5% sobre $69.000 que es la cuota que se viene cancelando. Es decir quedaría en $72.000 con descuento por pronto pago de $5000 pesos, por los primeros 15 días quedaría en $67.000 y a partir del día 16 al 30 de cada mes $72.000. Rige a partir de abril 1 de 2012 hasta marzo 31 de 2013 proyecto que fue aprobado por mayoría. En este valor quedan incluidos $10.000 por casa, con destino a la cuenta acueducto que la Administradora y contadora Deben trasladar mensualmente.
· con respecto a los egresos para el año 2012 incrementar sobre el presupuesto del 2011 un 6%, salvo casos especiales y presentarlo a una nueva asamblea donde se presente los informes del primer trimestre 2012, ya que éstos también deben ser aprobados por asamblea, máxime teniendo en cuenta el costo de la vigilancia últimamente contratada que gasta más del 50% del presupuesto mensual del conjunto. Esta propuesta fue bien recibida por la asamblea y se fijada para el día mayo 5 de 2012, para terminar aprobando el proyecto de presupuesto y el tema de varios que no se alcanza a tomar por lo extensa de la reunión.
NUMERAL 7 ELECCIÓN DE MIEMBROS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
La presidente de la asamblea solicita a los miembros del Consejo presente si desean reelegirse, la asamblea en pleno mayoría gritan que no, pero consultados individualmente el señor Bernardino Vázquez dice que no, la señora luz Elena Bolívar dice que no y la señora Elizabeth Rocío García dice yo me quedo. Los restantes miembros señores presidentes y vocal desde el informe a todos los copropietarios de marzo 15 del 2012 en referencia. Dice: rendición de cuentas (balance, cumplimiento funciones Consejo de administración) y renuncia irrevocablemente del mismo, se da por aceptada desde esa fecha, Inclusive que se encuentra firmado por todos los 5 miembros del consejo. En ese orden la asamblea es consultada para proponer quienes desean integrar el Consejo de administración, nadie se propone por el ultraje y mal trato a que son sometidos por algunos copropietarios.
La presidente de la asamblea les informa que el conjunto tiene 219 unidades residenciales y debe tener un concejo de administración ya que es el órgano administrativo que por ley debe ser elegido para que el administrador puede ejecutar las órdenes de la asamblea. Finalmente se proponen los siguientes propietarios:
ü Jacqueline Bernal.
ü José Abatuel Gómez.
ü Romí carrillo.
ü Carlos Lievano.
ü Iván Ramírez.
ü Elizabeth García.
Dejándoles en claro que deben entregar y recibir inmediatamente el conjunto que lo han puesto en manos de la asamblea a partir del 31 de marzo de 2012, notando también que la administra tiene contrato de servicios por un mes que vence el 7 de abril de 2012 y la contadora contrato que vence el 31 de marzo del 2012 pero falta la información del primer trimestre del 2012.
El nuevo consejo de administración quedará responsable de la copropiedad de la parte administrativa, fiscal y judicial del conjunto residencial Montecarlo desde marzo 31 de 2012 hasta marzo del 2013
NUMERAL 8 ELECCIÓN COMITÉ DE CONVIVENCIA.
Se proponen los siguientes propietarios:
ü Sonia Lucía Velasco manzana F casa 9.
ü Marlene chitiva manzana f casa 16.
ü Antonio leal Manzano manzana b casa 12.
ü Marlene Hernández manzana H. casa 9.
ü Ana céspedes manzana b casa 12.
ü Jairo Antonio Arango manzana k casa 4.
ü Elvira Amaya manzana a casa 5.
ü Johanna Valderrama manzana d casa 23.
El Comité de convivencia queda encargado de socializar el manual de convivencia, efectuar los cambios, ajustarlo para luego proceder a su aprobación y registro.
NUMERAL 9 PRESENTACIÓN DE LA COMPAÑÍA SEGURIDAD FURTIVA.
Una propietaria solicita del retiro inmediato del vigilante señor moreno o trasladado a otro puesto.
o Establecer manual de vigilancia.
o Revisión y estudio de seguridad.
o Discutir el valor de la seguridad que es muy alto con el nuevo consejo de administración.
NUMERAL 10 ELECCIÓN DEL COMITÉ DE VEEDURÍA.
Ante los múltiples inconvenientes que se vienen presentando con el manejo administrativo del conjunto, se propone un Comité de veeduría el cual quedó integrado así:
ü señor Antonio Díez manzana J. casa 10.
ü señora Herminia Rodríguez manzana D casa 2.
ü señor Bernardino Vázquez manzana d casa 8.
El sonido fue contratado por 4 horas de 8 a 12 Pm y lo estaban requiriendo para una Asamblea en otro lugar.
Siendo la 1:35 P.M se da por terminada esta primera parte de la asamblea recordándole a los copropietarios que la segunda parte se terminará el día sábado 5 de mayo del 2012 según nueva citación.
ATENTAMENTE.
HERMINIA RODRIGUEZ G. MIGUEL E. FUENTES P.
PRESIDENTE. SECRETARIO.
COMISION VERIFICADORA.
SONIA LUCIA VELASCO.
C.C
JAIRO A. ARANGO RESTREPO.
C.C
JOHANNA VALDERRAMA.
C.C
CONJUNTO MONTECARLO RESIDENCIAL
ASAMBLEA GENERAL
ORDINARIA DE COPROPIETARIOS
En Villavicencio Meta siendo las 8:00 am del día 17 de Febrero de 2013, en el salón social del conjunto Montecarlo residencial se realiza la asamblea general ordinaria de copropietarios, con el siguiente orden del día.
ORDEN DEL DIA
1. Registro y verificación del Quórum.
2. Elección del Presidente y Secretario de la reunión
3. Lectura y aprobación del orden del día.
4. Aprobación Reglamento de la asamblea
5. Elección comisión verificadora del acta.
6. Presentación informe gestión administrador y consejo de administración.
7. Presentación informe veeduría.
8. Presentación, análisis y aprobación estados financieros a 31 de Diciembre de 2012.
9. Presentación y aprobación del proyecto de presupuesto para la vigencia del 2013.
10. Nombramiento del Consejo de Administración.
11. Nombramiento del comité de convivencia.
12. Proposiciones y varios.
DESARROLLO DEL ORDEN DEL DIA
PRIMERO: Asistencia y verificación del Quórum.
La contadora de la copropiedad verifica el quórum, y constata que siendo las 9:00 am si hay quórum, con un registro de 171 firmas que representan un coeficiente de 78,1% de los 219 copropietarios de los cuales 122 están presentes y 49 son representados mediante poderes, para así mismo continuar con el segundo punto del orden del día, (se anexa listado de asistentes).
Se da inicio a la asamblea a las 9:00 am dando a conocer el nombre del administrador, contador y miembros del Consejo de Administración, y veedores.
ADMINISTRADORA: LUZ NIDIA PARRADO ROBAYO
CONTADORA: YAMILE BUITRAGO
CONSEJO DE ADMINISTRACION:
JACKELINE BERNAL
ROMMY CARRILLO
CARLOS LIEVANO
IVAN RAMIREZ
JOSE GOMEZ
VEEDORES
ANTONIO JOSE DIEZ (Nota: El Señor no asistió a ninguna reunión de veeduría dado que fue invitado, pero no asistió, por tanto el no figura en el informe de veeduría).
BERNARDO VASQUEZ: (Nota: El Señor no asistió a ninguna reunión de veeduría dado que fue invitado, pero no asistió, por tanto el no figura en el informe de veeduría).
HERMINIA RODRIGUEZ: Presenta informe de veeduría.
Para continuar con el segundo punto la copropietaria de la casa 3 de la Manzana H Señora MARI MAYER RIVERA, hace una oración por todos los presentes donde se pide sabiduría inteligencia y tolerancia para no caer en el error de los años anteriores, se realiza la oración y se continua con el siguiente punto del orden del día.
SEGUNDO: Elección del Presidente y Secretario de la reunión
ADMINISTRADORA: Pregunta a la honorable asamblea quien se desea postular como presidente moderador de la reunión y quién como secretario.
SE POSTULAN LOS SIGUIENTES SEÑORES
ANDRES FELIPE NIETO C.C. No. 79.790.218 de Bogotá C-18
MIGUEL FUENTES C.C. No. 93.354.932 de Ibagué D-5
La administradora pregunta a la honorable asamblea si alguien más desea postularse como presidente y/o secretario de la asamblea, la asamblea entra en deliberación y aprueban por unanimidad que el Señor de la casa C-18 sea el presidente moderador y el señor de la casa (D-5) sea el secretario de la reunión.
TERCERO: Lectura y aprobación del orden del día
Se da lectura al orden del día y se somete a consideración; la asamblea entra en deliberación y piden que se cambie y quede de la siguiente manera.
1. Registro y verificación del Quórum.
2. Elección del Presidente y Secretario de la reunión
3. Lectura y aprobación del orden del día.
4. Aprobación Reglamento de la asamblea
5. Elección comisión verificadora del acta.
6. Presentación informe gestión administrador y consejo de administración.
7. Presentación informe veeduría.
8. Proposiciones y varios.
9. Presentación, análisis y aprobación estados financieros a 31 de Diciembre de 2012.
10. Presentación y aprobación del proyecto de presupuesto para la vigencia del 2013.
11. Nombramiento del Consejo de Administración.
12. Nombramiento del comité de convivencia.
Una vez cambiado los puntos la asamblea aprueba por unanimidad.
CUARTO: Aprobación Reglamento de la asamblea:
El presidente moderador da lectura y explicación al reglamento de la asamblea, y deja constancia que este fue enviado en la convocatoria y que son las reglas para el manejo general de la asamblea. ( se anexa).
PROCEDIMIENTO PARA LAS DELIBERACIONES DE LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA
USO DE LA PALABRA:
1. Quien desee hacer uso de la palabra deberá dirigirse al presidente, quien le concederá, o la negará manifestando el motivo.
2. Antes de hacer uso de la palabra, deberá identificarse el propietario o delegado, con el nombre, calidad en que actúa y numero de la unidad privada.
3. En uso de la palabra, deberá dirigirse a la asamblea y no a personas en particular.
4. El uso de la palabra deberá ejercerse con el debido respeto, en forma breve, clara y concisa, sobre el tema específico en discusión, evitando controversias, lenguaje ofensivo, o agresivo.
5. El uso de la palabra no puede ser interrumpido por otro asambleísta, a excepción del presidente de la asamblea.
MEDIOS PARA EL USO DE LA PALABRA
Se debe solicitar al presidente de la Asamblea en forma verbal, por inscripción o levantando la mano.
DERECHO A VOZ Y VOTO
Cada propietario o apoderado tiene derecho a voz y voto.
USO DE LA PALABRA A INVITADOS
El presidente de la asamblea será quien autorice el uso de la palabra a terceros, previa explicación de los motivos.
INTERVENCIONES
Cada intervención no podrá exceder de tres (3) minutos y no más de una vez por tema.
INTERPELACIONES
Serán concedidas por la presidencia de la asamblea y con la aprobación por parte de quien tiene el uso de la palabra.
ACLARACIONES
Sobre el tema que se esté tratando el presidente de la asamblea las concederá solicitando que intervenga la persona más indicada para hacerlo y con el tiempo prudentemente asignado.
MOCION DE ORDEN
Los participantes pueden solicitar al presidente de la asamblea las mociones de orden que consideren pertinentes y este las concederá con la prelación debida.
SUFICIENTE ILUSTRACION
El presidente de la asamblea la declarará cuando se considere pertinente o la solicite uno o varios de los participantes.
ORDEN DE LA ASAMBLEA
El presidente de la asamblea solicitará una decisión motivada al retiro del recinto a quien su comportamiento altere el normal desarrollo de las deliberaciones, se encuentre bajo los efectos de sustancias embriagantes o psicoactivas, y aun suspender las deliberaciones en casos extremos.
CONSTANCIAS
Todos los participantes legítimos de la asamblea, podrán elevar las constancias que consideren pertinentes, por escrito y con la debida asignación en el acta.
PROPOSICIONES Y VARIOS
Deberán presentarse porescrito, y se recibirán desde la fecha de notificación hasta el día 15 de febrero, a las 6:00 Pm.
El presidente moderador pide que tengamos en cuenta que lo que vamos analizar, es la situación financiera de la copropiedad y que debemos pensar en nuestras viviendas y no entrar en polémicas, sabemos que existen muchos problemas pero no nos vamos a enfrascar en ellos si no lo queremos es buscar una solución de manera conjunta para la valorización de nuestras viviendas y la persona que desee hablar levante la mano de manera ordenada.
MIGUEL FUENTES (D5): pide la palabra y solicita a la honorable asamblea se tenga disposición para arreglar la situación económica del conjunto.
QUINTO: Elección comisión verificadora del acta:
El presidente moderador solicita a la asamblea candidatos para conformar la Comisión Verificadora del Acta. Se postulan los siguientes asambleístas:
- ANTONIO JOSE DIEZ C-16
- HERMINIA RODRIGUEZ D-2
- JOHANA VALDERRAMA D-22
- MARIA PEÑA H-5
- JAIRO ARANGO K-4
Se somete a consideración y la asamblea solicita se revise los postulados en cartera, la administradora verifica y encuentra que el Señor JAIRO ARANGO de la casa K-4, adeuda cuotas administraciones, por tanto el Señor de la casa K4, se debe retirar de la postulación, los demás son aprobados por unanimidad, por encontrarse a paz y salvo en cartera.
SEXTO: PRESENTACION INFORME GESTION ADMINISTRADOR Y CONSEJO DE ADMINISTRACION
ADMINISTRADORA: La administradora da lectura al informe de gestión de consejo y administración.
Villavicencio, Enero 30 de 2013
Señores
ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS
Ciudad
Ref.: Presentación informe de Gestión Administrativa año 2012.
Respetable asamblea, con el ánimo de dar a conocer la gestión administrativa durante el año 2012, me permito informar lo siguiente.
Atentamente,
LUZ NIDIA PARRADO ROBAYO
Administradora
INFORME CONJUNTO ADMINISTRACION Y CONSEJO DE ADMINISTRACION
AÑO 2012
1. CONTABILIDAD:
En la actualidad la contabilidad se efectuó en el programa contable denominado SISCON, la contabilidad se ajusta a los principios contables establecidos.
2. ADMINISTRACION
- Se dio apertura cuenta corriente en el banco AV-VILLAS, para consignación de las cuotas de administración, y cuenta de ahorros para el manejo del fondo de imprevistos.
- Página Web: Se creó página Web www.montecarloresidencial.es.tl, en esta se encuentran los siguientes link. (INICIO- MI BANCO – RUT- PERSONERIA JURIDICA – COEFICIENTE - CITACION ASAMBLEA – ACTAS ASAMBLEA – COMITÉ DE CONVIVENCIA – CONSEJO DE ADMINISTRACION - ESTADOS FINANCIEROS – EJECUCION PRESUPUESTAL) entre otros.
- Los contratos laborales que a la fecha se encuentran vigentes, se encuentran al día en el pago de seguridad social.
3. ZONAS COMUNES
SEGUROS: La administración adquirió póliza de seguro de zonas comunes con SEGUROS ROYAL CONDOR el conjunto se aseguró por valor de SEIS MIL MILLONES DE PESOS ($6.000.000.000.oo) y su prima total fue por valor de Seis millones ciento veintiocho mil setecientos ochenta pesos m.cte ($6.128.780.oo), la póliza se encuentra vigente hasta el 24 de Junio de 2013.
MANTENIMIENTO POZO
|
DESCRIPCION |
VALOR |
|
Servicio Energia Electrica |
13,369,230 |
|
Analisis de Agua |
163,000 |
|
Licencia Pozo (Ipracol) |
4,727,689 |
|
Macromedidor |
722,232 |
|
Inspeccion Cormacarena |
283,350 |
|
Automatico Electrobomba |
380,000 |
|
Mtto Electrobomba y repuestos |
1,313,775 |
|
TOTALES |
20,959,276 |
REPARACIONES LOCATIVAS
CHUCK DE BASURAS
Se adecuo el chuck de basuras de acuerdo con las normas exigidas por la empresa recolectora de basuras BIOAGRICOLA DEL LLANO, para acogernos a la tarifa multiusuario que a la fecha ya está operando dentro de la copropiedad donde los usuarios se han visto beneficiados en el costo mensual de la misma.
|
DESCRIPCION |
VALOR |
|
Arreglo Destapada Shup |
$ 20,000 |
|
Hechura Mtto del Shup de Basura |
$500,000 |
|
Mtto Shup Invercril Cemento |
$ 89,000 |
|
4 Canecas Azules para Shukp |
$172,000 |
|
Listones Para El Shup |
$ 31,000 |
|
TOTALES |
$812,000 |
SALON SOCIAL- PORTERIA - FACHADA: Se pintó el techo del salón social la portería y la fachada.
Total gasto ($1.038.510.oo).
OFICINA DE ADMINISTRACION: Con la colaboración del consejo de administración se efectuaron las reparaciones locativas de la oficina de administración y la administración gasto un total de ($200.000.oo). Se pintó la oficina de administración en su parte interior y exterior de color blanco y la parte superior techo (machimbre) se laco color tintilla.
TIENDA COMUNAL: Se pintó la parte exterior de la caseta de la tienda se efectuó reparación en el techo de la tienda:
Total gasto ($315.500.oo)
PUERTA ENTRADA PRINCIPAL: se reforzó la puerta (ornamentación) soldadura hoja izquierda.
Total gasto ($80.000.oo)
EXTINTORES: Se efectuó recarga de extintores zonas comunes y su vigencia va hasta el mes de agosto de 2013. Total gasto ($85.000.)
MANTENIMIENTO ELECTRICO
Se efectuó cambio del cableado eléctrico del contador de portería a la zona de alumbrado interno del reflector de zona de juegos. Total gasto ($290.000.oo) y con esto mes a mes la factura de energía de portería disminuye.
4. SERVICIOS PUBLICOS:
EMSA: El total del gasto anual de energía de zonas comunes y portería fue de $6.975.180.oo.
5. CARTERA: El procedimiento de cobro de cartera se viene efectuando enviado la cuenta de cobro mensual, a la fecha existen acuerdos de pago y unos procesos que se encuentran en curso y que debido al paro de empleados de la rama judicial, no ha sido posible que avancen, sin embargo para que cada uno de los copropietarios tenga pleno conocimiento de cómo se encuentra la cartera el día de la asamblea se publicara el listado de morosos a Dic 31 de 2012, y así mismo se publicara la cartera que se ha recuperado a corte de enero 31 de 2013, también se publicara el listado de copropietarios que se encuentran al día con sus obligaciones ya que por los copropietarios cumplidos es que el conjunto de alguna manera sobrevive.
A la fecha se han aclarado las cuentas x cobrar, se ha dado respuesta oportuna a 90 reclamos por parte de copropietarios, donde su cartera venia presentando inconsistencias como:
- CONSIGNACIONES CON OTRO CODIGO, esta partida va a consignaciones pendientes x identificar, casos que han sido resueltos.
- En algunas ocasiones los dineros se recibían en la oficina de administración y no reportaban el pago ni en caja ni en bancos, el propietario reclamaba su paz y salvo y no se podía emitir.
- Se encontró que se emiten paz y salvos y el copropietarios aún no se encontraba al día
- Se encontró que emiten recibos originales y/o comprobantes de ingreso por XXX valor y la copia carbón se encontraba por otro valor.
6. VIGILANCIA:
SUPER
A la fecha se ha venido dando cumplimiento al acuerdo de pago que existe entre las partes y a corte de diciembre 31 de 2012, se han cancelado 8 cuotas cada una por valor de $1.300.000.oo, para un total de $10.400.000.oo.; quedando pendiente por cancelar a corte de cierre de periodo Dic 31 de 2012 , 6.933.500 de servicio de vigilancia y los honorarios del abogado por el desarrollo del proceso el cual corresponde a $5.649.648. Para un gran total en deuda de $12.600.000.oo.
FURTIVA
La vigilancia contratada inicialmente con la empresa furtiva corresponde a 4 hombres, (portero 24 horas) y (rondero 24 horas); cuando recibí el cargo de representante legal de la copropiedad ( 17 de septiembre) se adeudaba a la empresa FURTIVA 2 facturas y una tercera que se venía causando y ya habían pasado 17 días la cual corresponde al mes de septiembre.
Los valores facturados en el año 2012 son los siguientes:
|
EMPRESA |
CANTIDAD HOMBRES |
VALOR SIN IVA |
IVA 2012 |
TOTAL MENSUAL |
|
FURTIVA |
4 |
7.521.458.oo |
120.344.oo |
7.641.802.oo |
VALOR FACTURADO PARA ENERO DE 2013
|
EMPRESA |
CANTIDAD HOMBRES |
VALOR SIN IVA |
IVA 2013 |
TOTAL MENSUAL |
|
FURTIVA |
3 |
6.072.302.oo |
88.325.oo |
6.160.627.oo |
VALOR FACTURADO PARA FEBRERO DE 2013
|
EMPRESA |
CANTIDAD HOMBRES |
VALOR SIN IVA |
IVA 2013 |
TOTAL MENSUAL |
|
FURTIVA |
2 |
3.974.654.oo |
|
6.160.627.oo |
Si se observan los estados financieros a corte de Diciembre 30 de 2012, la cuenta x pagar a la empresa furtiva, corresponde a: 22.925.406, y efectuando el descuento de retención en la fuente quedaría un valor de $22.474.119.oo
Este saldo corresponde al último trimestre del año 2012 Oct-nov-dic, lo con llevo a que la administración y el consejo se vieran obligados a disminuir los costos en el servicio de vigilancia a partir del mes de enero de 2013, eliminando inicialmente el rondero diurno.
Pero aun así debido a la falta de compromiso por parte de algunos copropietarios en la no cancelación de la cuota de administración, al incremento salarial, y al cambio en cuanto a la reforma tributaria Dic 2012 (IVA del 1.6% pasamos al 16%), los costos CON FURTIVA se incrementan de tal manera que afectan de manera significativa las cuotas de administración de 2013; y esta administración firmo un acuerdo de pago con FURTIVA, para evitar que iniciaran un proceso en contra de la copropiedad, por tal motivo la administración se ve obligada una vez más a tomar medidas de común acuerdo con el consejo de administración y a partir del 1 de febrero de 2013, la copropiedad no contara con rondero nocturno.
Con estas medidas nos proyectamos a dar cumplimiento al acuerdo de pago suscrito entre las partes y la medida es transitoria hasta el mes de junio de 2013, cabe anotar que el contrato con la empresa FURTIVA, se terminaría el 30 de junio de 2013, y a partir del 1 de julio de 2012, se contrata con una nueva firma que se ajuste a los valores proyectados en los anexos presupuesto 2013.
El acuerdo de pago quedo de la siguiente manera
- Saldo a 31 de dic de 2012 $ 22.925.406.oo.
Abono 14 de enero 2013 $ 7.491.372.oo.
-----------------------------
Saldo Capital $14.982.746.oo
Este saldo se cancela de la siguiente manera:
Primera cuota $2.996.549.oo Feb/28/2013.
Segunda cuota $2.996.549.oo Mar 30/2013.
Tercera cuota $2.996.549.oo Abril 30/2013.
Cuarta cuota $2.996.549.oo Mayo 30/2013.
Quinta cuota $2.996.549.oo Junio 30/2013.
Las facturas de enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio se cancelan de la siguiente manera.
Enero $6.160.627.oo Feb/23/2013.
Febrero $3.974.654.oo Mar/23/2013.
Marzo $3.974.654.oo Abril 20/2013.
Abril $3.974.654.oo Mayo/25/2013.
Mayo $3.974.654.oo Junio/22/2013.
Junio $3.974.654.oo Julio/20/2013.
Con estos pagos se finalizara en contrato de vigilancia con seguridad FURTIVA, y se evita la sanción 7.494.372,oo como reza en el contrato, suscrito entre las partes.
SONIA VELASCO: Aclara que dentro del informe de gestión no se tuvo en cuenta que los copropietarios colaboraron con el desarrollo de chuck de basuras que la comunidad efectuó un aporte cuadra por cuadra y que esto debería estar dentro del informe de gestión de administración.
De igual forma no se ve reflejado el número de procesos necesitamos saber que paso con los radicados de los números de procesos.
Necesitamos saber cuál es el valor de las consignaciones que están pendientes de aclarar.
INTERVENCIONES
SONIA VELASCO: Solicito los radicados de los procesos
- Listado de consignaciones por aclarar.
- Acuerdo de pago de furtiva.
- Contrato de JUAN CARLOS AGUDELO, el cual fue contratado como oficios varios y piscinero y a la fecha está prestando sus servicios como rondero, nocturno y en dado caso que llegara a sucederle algo nos toca pensionarlo.
DEIVID MENDOZA J8: Por que ha sido el Incumplimiento de la empresa prestadora de servicios de vigilancia, costos y fichas técnicas de las cámaras por que no están prestando ningún servicio y si realmente graban o no o si están prestando el servicio como se contrató.
Que averiguación se ha hecho frente a la construcción que se está realizando en club, campestre del llano dado que están perjudicando nuestras viviendas por los trabajos realizados, las casas se están agrietando y las tejas se están corriendo debido a la vibración por la maquinaria utilizada en dicha obra; si ya se averiguo si cuentan con los permisos legales para esta adecuación de terrenos.
También quiero manifestar que no estoy de acuerdo con el cambio de puesto del Señor JUAN CARLOS, dado que el que se contrato como piscinero y oficios varios y no como rondero y como tal el debe tener permisos para poder trabajar en ese oficio.
ADMINISTRADORA: Aclara y pide disculpas por el cambio de servicio de JUAN CARLOS, y aclara que el Señor JUAN CARLOS a partir del dìa 19 de febrero de 2013, pasa a laborar de día y sus servicios es de oficios varios y piscinero tal y como consta en el contrato.
Sin embargo aclaro que las decisiones no se han tomado de manera arbitraria dado que fue socializado y se tomó una decisión debido a que las deudas son grandes y como tal se han tomado para evitarles una multa al conjunto, pido disculpas si fue una mala decisión.
Pero la cartera que existe a la fecha no nació en mi administración, este es un conjunto que nació hace 17 años y las deudas nacieron hace muchos años, por tanto considero que he tratado de ayudar al conjunto y no de perjudicar
JAIRO ARANGO K4: Solicito de manera atenta se me explique el porqué de esos gastos de mantenimiento de pozo dado que no considero que estos gastos sean legales y el presupuesto que enviaron está muy alto solicito una explicación, a este tema se le da respuesta con el informe de administración e informe de veeduría.
Finalmente El presidente de la asamblea somete a consideración el informe de gestión de consejo y administración, la asamblea entra en deliberación y finalmente es aprobado por unanimidad.
7. PRESENTACION INFORME DE VEEDURIA
La Señora HERMINIA DA LECTURA AL INFORME DE VEEDURIA SE ANEXA
INFORME DE VEEDURIA
ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA
FEBRERO 17 DE 2013
En el tiempo transcurrido de Abril 1° a Diciembre 31 de 2012 se pudieron observar los siguientes aspectos:
1. ADMINISTRACIÓN.
Cambio de profesional a mediados de septiembre del 2012, la señora Olga lucia Castañeda por la señora Luz Nidia parrado, en vista de que señora Olgano pudo cumplir con el horario en que se había contratado de 4 horas diarias y necesitaba mucha presión por parte del consejo, para poder cumplir con los requerimientos del cargo, por otro lado se salió del presupuesto en gastos de transporte, en cafetería a la vigilancia, compra de químicos para la piscina y gastos en reemplazos laborales.
En el cobro jurídico no tuvo control con los abogados que estaban llevando los casos y finalmente un problema familiar hizo que el consejo evaluara su desempeño y decidió no renovarle el contrato de servicios a partir de octubre de 2012.
El día 19 de septiembre colgó en la cartelera un informe de gestión donde incluyo el recibo de expensas al día como cobro de cartera, lo que generó malestar en la copropiedad y en efecto se debió rectificar con un nuevo oficio.
2. CONTADORES.
Hasta el 30 de mayo del 2012 laboro la Contadora Yamile Buitrago quien presentó la renuncia por motivos personales.
A partir de julio 21 la Administradora contrato a la Contadora Adriana Gutiérrez Martínez quien ejecuto la contabilidad de Junio, Julio y Agosto, sin poder enviar cuentas de cobro a los morosos, ni la Administradora ni la Contadora presentaron estado de cuentas semestral a la copropiedad, por eso el consejo de Administración toma la decisión de cambiar por el bajo rendimiento a la Administradora y la Contadora el 3 de Septiembre del 2012.
Posteriormente se recibieron hojas de vida para efectuar entrevistas y un proceso de selección, tomando como la mejor opción la señora Luz Nidia Parrado para la Administración, con un Contrato por Servicios de lunes a viernes, y la Contadora Yamile Buitrago retoma la contabilidad a partir de septiembre para volver a enviar las cuentas de cobro como presión del pago de cartera.
3. EJECUCIÓN DE PROYECTOS.
a. Citofonia:Desde octubre del 2011 venia pendiente la instalación de una nueva consola telefónica, con la cual se reemplazaría la existente que se quemó en una tormenta eléctrica, que por reclamación tramito la compañía aseguradora de la póliza de zonas comunes la señora Miriam Castro (Anterior Administradora).
Este reembolso fue de $3.400.000 el cual se recibió en febrero del 2012, con lo que se destinó para la compra de la nueva consola, y la compra de un nuevo computador de escritorio para la Administración marca Lenovo, y el saldo se ingresó a la cuenta corriente para uso del conjunto.
Adicional al cambio de la consola, el consejo autorizo el gasto para revisar el cableado de control de la citofonia a cada casa para el buen funcionamiento del sistema de comunicación; trabajos efectuados entre junio, julio y agosto del 2012.
b. Reparación de la oficina de Administración: Con donaciones en materiales por parte de los miembros del consejo y la veeduría se proyectó hacer un cambio de imagen a la oficina de administración, este se ejecutó en julio de 2012, la Administración aporto una parte de los gastos más las cortinas.
c. Concesión del Pozo profundo, Licencia CORMACARENA:En la asamblea del 5 de Mayo de 2012, el señor Miguel Fuentes, residente del conjunto, ofreció la colaboración con la gestión por parte de un funcionario de Cormacarena sin ningún costo.
El consejo de Administración Autorizo a Olga Castañeda como Administradora para adelantar los trámites ante Coormacarena con el señor Fuentes, quienes realizaron múltiples visitas sin obtener respuesta positiva alguna, hasta que por petición de la misma Administradora ante Cormacarena no se veía y solo era una perdedera de tiempo y dinero en transportes; buscan cotizar una empresa que realice el trabajo.
El consejo solicito el respaldo y solicito una póliza de garantía y cumplimiento para garantizar la calidad del trabajo y de los materiales.
Debido a esta decisión el señor fuentes se molestó, se citó a reunión conciliatoria para unificar conceptos con el ingeniero hídrico representante de la compañía adjudicada, el consejo, la administradora, la veedora en la oficina de Administración a la que asistió el señor fuentes quien todo airado delante de todos afirmo: ¨YO NO HABLO CON IGNORANTES¨ y se retiró.
El trabajo lo ejecuto la firma Ingeniería IPRACOL, respaldado por tarjetas profesionales de un ingeniero Hídrico y de Gestión Ambiental, respaldado con una póliza de garantía y cumplimiento, llenando todos los requerimientos que solicita la resolución de minas a obtener la renovación de la misma en el primer semestre del 2015, radicado con todos los anexos en agosto del 2012 en Cormacarena.
En octubre de 2012, llego una visita de inspección de Cormacarena, encontrando conceptos favorables a los trabajos reportados y dejando en claro la responsabilidad en el buen uso del agua.
d. Multiusuario de Aseo:En la Asamblea de Mayo 05 de 2012 como copropietario me comprometí ante ustedes a tramitar el descuento por Multiusuario de Aseo, cumplidos los requerimientos de Bioagricola por la Administración como fueron enchapes de piso y paredes, ventilación de puertas, cubrimiento y protección de techo, adecuación de zona de parqueo del vehículo recolector, compra de canecas, reciclaje en el Shut, aforo por peso de las basuras en ocho (8) fechas diferentes, se logró obtener a partir de Octubre de 2012 un descuento en la tarifa de aseo, así: Bajar de $14.900 a $9.100 el costo mensual del mismo, es decir, un ahorro de $1.270.200 pesos al mes y $15.242.400 al año. La ley es del año 2003, por cuanto se dejo de ahorrar entre el 2004 hasta septiembre de 2012 (105 meses) más de 133 millones de pesos.
El censo de cedulas catastrales y cuentas del contrato de Bioagricola, la visita para verificar algunas cuentas, la redacción del oficio con sus anexos fue labor directamente ejecutada por mi (El administrador solo firmo el oficio), la enseñanza de presentación de residuos solidos al reciclador del conjunto, el aforo de los mismo, labor conjunta que realizados con la señora Presidenta del Consejo y los Inspectores de Bioagricola a las 4:30 am los días señalados.
Hago directamente a Ustedes esta aclaración, ya que versiones tendenciosas y desinformadas de algunas residentes, llegan con el comentario “la veedora esta coadministrando”, no es cierto, se que hay rubros donde la Ley autoriza descuentos a favor de comunidades, a todos nos sirve un descuentos en servicios públicos y cuidar el medio ambiente con el reciclaje, al conjunto no le costo nada, mi asesoría y tramite máxime que había podido hacerse desde el año 2004.
Pedimos contribución por la Administración a los propietarios para comprar 12 canecas, de las cuales un residente nos donó una, pero solo se recogieron $288.000 mil pesos, propietarios nos colaboraron con 50 mil, 20 mil, 10 mil, y 5 mil pesos, a ellos mil gracias, a los que no quisieron ayudarnos, el descuento es a la vivienda no a la administración y no hay necesidad de insultar.
e. Puertas Metálicas:La administración con el cambio en la puerta del shut, hizo también un cambio de las puertas en madera de la cocina y el baño de la administración por puertas metálicas para colocarles candado, ya que allí en altas horas de la noche, seres humanos de esta copropiedad se escondían a fumar alucinógenos y en otras oportunidades pusieron estos espacios de motel, verificados por la vigilancia que se encuentra actualmente.
.
f. Iluminación Reflectores Zonas Comunales:La vigilancia nocturna descubrió que algunos hijos de residente de la copropiedad se subían a los arboles en las canchas a fumar alucinógenos. La administradora y el Consejo estuvieron de acuerdo en colocar reflectores de alta potencia para no permitir focos de inseguridad y drogadicción dentro del conjunto.
Como también el caso de los ladrones de la tienda comunal en Julio de 2012, la iluminación y no permitir corrillos contra las mallas a la calle que puede ser para comercializar drogas con pandillas de alrededores.
4. COBRO DE CARTERA
A partir de Junio de 2012 por el cambio del Contador, y solo hasta Octubre de 2012, con la nueva Administradora y Contadora, se volvió a enviar Cuenta de Cobro a morosos. El recaudo se bajó totalmente entre Junio y Septiembre, el conjunto no pudo pagar al día la vigilancia contratada Furtiva Ltda. $7.642.801, se realizo un acuerdo de pago de la anterior por $1.300.000, no se puede atrasar porque se trae la demanda desde Marzo 23 de 2012, y los demás gastos, servicios, impuestos. El dinero recaudado no cubre el valor mensual requerido (solo cancelamos unos 100 propietarios).La Gestión de Cobro Jurídico fue muy baja, en Octubre cuando se retoma la presión llega el paro Judicial que finalizo con las vacaciones colectivas de Diciembre.
Sin embargo debemos apreciar que a finales del año 2012, se terminó de pintar los techos de la administración, el salón comunal incluido la cara interior y toda la estructura de madera y metálica.
La ejecución presupuestal Abril a Diciembre se ajusta a un 98%, muy bien a pesar del Ajuste de cinturón en el presupuesto del año 2012.La escases de recursos se origina en la falta de responsabilidad y colaboración de propietarios morosos que se benefician de los avances del conjunto por el pago de otros.
Agradecemos a todos los residentes que pagan cumplidamente sus aportes, tienen sentido de pertenencia, de no ser por ellos, la propiedad horizontal estaría en liquidación y todos salimos perdiendo.
Esta administración arregló las Zonas Comunales, la Portería, el shut, el salón comunal que son la puerta de la casa a nuestro conjunto, La oficina de administración por sentirse cómodo cuando la visite, todos esos espacios son nuestros, son de todos, son valores agregados que hacen un conjunto mejor para vivir.
Señores Propietarios Morosos, la Administración los invita a ponerse al día en sus cuentas antes de firmar el Contrato con DATACREDITO. Los pagos benefician la Copropiedad. A Junio 30 de 2013 deseamos que el Conjunto este totalmente saneado de cuentas por pagar.
Cordialmente,
HERMINIA RODRIGUEZ
Veedor
Una vez leído el informe de veeduría se despejaron las dudas del Señor JAIRO ARANGO,
MIGUEL FUENTES D5: Quiero hacer una aclaración referente a los gastos del pozo, si queremos bajar los gastos tenemos con menos horas de energía por parte de la electrobomba y que los residentes sea consientes del consumo y además los permisos que da CORMACARENA, son para captación de aguas y el pozo de acá del conjunto según el examen de laboratorios tiene COLIFORMES y no es apta para el consumo humano, por tanto debemos tramitar visita a la secretaria de SALUD PUBLICA, para la certificación del consumo humano, si no tenemos el pozo apto para el consumo humano, el día que venga salud publica nos sancionan y tenemos que pegarnos al acueducto de la loma.
DEIVID MENDOZA: Solicito subir el proyecto inicial del acueducto a la página web, con el fin evaluar cuáles son los parámetros para el agua de consumo humano.
En el proyecto estaba explicito las normas y pasos a seguir.
ROMY CARRILLO G14: Quiero aclarar la inquietud del Señor JAIRO ARANGO, nosotros no podemos cobrar el servicio de agua a cada copropietario, cuando se cancela la cuota de administración está incluida el valor de la cuota del acueducto es por eso que figura en el ejecutado el mantenimiento de pozo.
YAMILE BUITRAGO: Quiero aclarar el punto de la Señora SONIA VELASCO, a la fecha existe un partida pendiente por identificar dado que algunos copropietarios han cancelado su cuota de administración con código errado.
A diciembre 31 de 2012, solo estamos cancelando de manera puntual 91 copropietarios y por eso no hemos podido cancelar todas las obligaciones.
JOHANA GOMEZ: Hay muchas casas que desperdician el agua, en mi casa no sube el agua al segundo piso por falta de presión debemos tener conciencia al gasto de agua.
JACKELIN BERNAL: El mantenimiento consiste en desairar la electrobomba, por favor tengamos conciencia, cerremos las llaves.
MIGUEL FUENTES: Debemos optimizar el agua dado que el pozo llega a su nivel limite y la bomba empieza a trabajar en vacío, y por eso no llega la presión a las casas.
ABELARDO PRADA: Quisiéramos que avanzáramos vamos a terminar el día y no vamos acabar con la reunión, quiero aclarar como Ingeniero químico que el problema del conjunto es de agua potable y los invito a que consulten el PICAP, y se den cuenta que existen laboratorios registrados para el manejo de agua potable, según el informe el reporte COLIFORME, es manejable.
Finalmente el informe de veeduría por parte de la Señora HERMINIA RODRIGEZ es aprobado por unanimidad.
8. PROPOSICIONES Y VARIOS
SONIA VELASCO:
Cada uno de los copropietarios dieron lectura a las proposiciones y varios.
Quiero aclararles a todos los asambleístas que a la fecha no estamos cancelando alcantarillado y que algún día tenemos que empezar a pagar.
- Si hablamos de cobros jurídicos se hace necesario tener los números de procesos porque si no hay números de radicados no son cobros jurídicos si no pre jurídicos.
- Necesitamos conocer el contrato que a la fecha se tiene con furtiva y el acuerdo que realizo la señora administradora.
- Queremos que la honorable asamblea apruebe una admistia, y rebaja de intereses, para los mal llamados morosos con el ánimo de recuperar cartera, es más fácil llegar a un acuerdo y cobrar por las buenas y no llegar a un cobro sin haber llegado a un dialogo.
- Presentar un proyecto de parqueaderos y piscina, cabe anotar que este proyecto es con el fin de dar prioridad a los que se encuentran a paz y salvo, por eso debemos establecer unos acuerdos de pagos.
Una copropietaria de la asamblea, manifiesta que debemos ser claros en la admistia por no podernos premiar a los morosos dándole un tiempo largo pagar las deudas.
SONIA VELASCO: He venido realizando un trabajo de campo y yo sé que nos va ir bien, el trabajo de campo lo realice con el aval de la administradora.
HERMINIA RODRIGUEZ: Debemos concretar temas, pongámosle fecha límite a la admistia, debemos establecer parámetros, con el fin de concretar los pagos que tenemos a la fecha.
CARLOS LIEVANO: Dejo claro que a partir de la fecha no voy a pagar
ANDRES FELIPE NIETO: La propuesta es rebajar intereses, a los morosos debemos establecer una fecha límite y el que no cumpla se le restrinja la entrada a la piscina y la entrada de vehículos.
Las fechas es la siguiente: MARZO 15 DE 2013.
JACKELINE BARRERA: No estoy de acuerdo que se le dé tregua a los morosos, porque por ellos es que estamos donde estamos. y aclaro que no se puede suspender los parqueaderos y la piscina, dado que va en contravía de la ley.
MIGUEL MEDINA D14: La piscina se debe poner en funcionamiento de acuerdo a las normas y como lo establece la ley como lo dice la administradora porque ella está en todo su derecho de exigirlo.
PRONTO PAGO: Se cancela dentro de los primeros 15 días de cada mes.
SONIA VELASCO: No me parece que tengamos que pagar de mas es decir después del 15 de cada mes, pero la ley es clara y dice que hay que cobrar intereses de mora y dejar claro cuál es el valor de la cuota de administración para el año 2012, la administración es de 72.000 y con pronto pago se paga 67.000, pero algunas personas no tienen claro el valor de la cuota de administración.
JAIRO ARANGO: La cuota de administración para el año 2011, la cuota de administración subió lo del IPC, según asesoría de la Señora HERMINIA.
YAMILE BUITRAGO: Aclaro que la cuota es de 72.000 y la persona que cancele dentro de los primeros quince días obtiene un descuento o beneficio de pronto pago
La asamblea entra en deliberación y aprueban por unanimidad que siga el descuento de pronto pago para los que cancelan dentro de los primeros 15 días.
AUDITORIA PARA EL CONJUNTO: El que propone la auditoria que la pague, el que molesta por la plata que lo cancele.
SONIA VELASCO: La administradora junto con el consejo de administración puede pedir una auditoria a la contraloría y no tiene ningún costo.
ROMMY CARRILLO: La copropiedad tiene un contador público y la información se encuentra en la oficina y se encuentra disponible los 360 días del año, no tenemos por qué poner en tela de juicio su labor.
YAMILE BUITRAGO: Para el conjunto sería muy bueno y a mi ayudaría a tener claro las cuentas y callarle la boca a más de uno.
SONIA VELASCO: Se debe solicitar la auditoria a la CONTRALORIA, y que sean ellos los encargados de decirnos si lo hacen gratis o no, dejémoslo a disposición del conjunto.
LIBARDO CARRILLO: Me parece muy bien pero que paso con la auditoria de la Señora BETY. Si ya se habían encontrado faltantes de dinero que paso con la auditoria por que se suspendió y había un desfalco de 12.000.000.oo
SONIA VELASCO: La auditoría la quitaron los del consejo porque estaban implicados y no les convenía.
JOHANA GOMEZ: Si la auditoria es gratis que la hagan de lo contrario convocar a una extraordinaria para aprobar el gasto de unos 2.000,oo pero que comprueben con un oficio que no se puede hacer.
PRESIDENTE MODERADOR: Someto a consideración lo siguiente:
- Una auditoria anual por intermedio de la contraloría.
- Una auditoria anual privada.
La asamblea entra en deliberación y aprueban una auditoria anual por cualquiera de los dos medios.
HERMINIA RODRIGUEZ: Manifiesto que no he podido desarrollar mi tarea de veedor dado que he tenido muchos tropiezos dado que dicen que yo estoy coadministrador, no puedo hacer nada ni caminar dentro del conjunto porque siempre se tilda de co administrar, pero algunos no saben que es veedor en mi cuadran vociferan y yo he asesorado al conjunto y a la administradora, yo le pido a todos respeto aquí no respetan a las mujeres.
- REAJUSTAR EL VALOR DE LAS VIVIENDAS PARA LAS POLIZA DE ZONAS COMUNES: Pido reajustar la póliza de zonas comunes ya que en momento de que llegara a ocurrir un siniestro no nos pagarían el costo real por valorización de las viviendas.
- MIGUEL FUENTES: Pido analizar lo de las basuras que hay dentro de la copropiedad, existe un aparato que se llama desbrozador el cual coge los residuos de poda y corte de pasto los destruye para poder complementarlos con una serie de biológicos para poder convertirlo en abono orgánico.
- ABELARDO PRADA: Debemos tener en cuenta cada una de las propuestas pero con proyecto sustentado no juguemos hacer abogados cuando nolos somos todo debe tener un proyecto sustentado.
El consejo debe establecer comités para que desarrollen los proyectos para el buen manejo del conjunto, para encontrar soluciones de manera conjunta
- MIGUEL FUENTES: Dentro del conjunto hay un problema sanitario por proliferación de gatos.
- HENRY DIAZ: Cada persona debe establecer su comité y grupo de apoyo. El Señor Henry Díaz, Dona el casillero, para la portería.
- FANNY PELLATON: El año pasado hubo un incendio en la casa C-4 dentro del conjunto, y si no es por don MIGUEL FUENTES, se incendia el conjunto, solicito de manera atenta se compren más extintores, que una emergencia no nos coja de imprevistos, La copropiedad cobro el uso de extintor cuando no sirvió, y no es justo cobrar esta partida.
- ANTONIO JOSE DIEZ. Quisiera saber dónde están los hidrantes del conjunto, de donde sacamos agua en caso de una emergencia, solicito la instalación de estos,,de igual forma dejo constancia que he luchado por la via que se encuentra a espaldas del conjunto residencial, y que tenemos que continuar con el proceso y evitar que los dueños del club campestre del llano se adueñe de esta via.
- ROMY CARRILLO: No estoy de acuerdo con las casas de veraneo y las casas que están arrendadas y los arrendatarios no pagan administración.
- ADMINISTRADORA: Yo pedí mediante circular en el mes de diciembre se informara a la administración sobre las casas que están siendo alquiladas, a la fecha nadie ha informado nada.
- SONIA VELASCO: Estamos preocupados por los negocios de la casas, pero nosotros somos los que tenemos la culpa por que los apoyamos generando compras, lo que debemos es restringir la comercialización de los productos.
- ADMINISTRADORA: El señor de los helados se va del conjunto entonces ya se les acaba el problema, el ya compro su casa donde va a ejercer su actividad, sin embargo aclaro que él ha realizado donaciones al conjunto.
PRESENTACION ANALISIS Y APROBACION DE ESTADOS FINANCIEROS A DICIEMBRE 31 DE 2012
ADMNISTRADORA: personalmente entregue los estados financieros a los copropietarios que los querían en medio físico, también se colgaron en la cartelera del conjunto residencia y fueron publicados en la pagina web del conjunto residencial www.montecarloresidencial.es.tl se pregunta a la asamblea si requieren que se amplié la información o se explique una a una las partidas contempladas en el balance general.
El presidente moderador pregunta a la asamblea si aprueban los estados financieros, la asamblea entra en deliberación y finalmente los aprueban por unanimidad “se anexa lo aprobado”.
ADMINISTRADORA: Informa a todos los asambleístas que existe un oficio del copropietario de la casa No. C-24 y que él hace salvedades referente a lo aprobado se anexa oficio
ADMINISTRADORA: Le dice a los asambleístas en general que ese oficio del copropietario de la casa C-24, atropella y le falta al respeto a todos, el Señor en mención se tilda de ser una persona profesional pero de ética y cultura no tiene nada, no se sabe donde recibió la catedra por que los escritos dejan mucho que desear.
La asamblea en general manifiesta su inconformismo por el oficio y máxime cuando el no da la cara en las asambleas, el Señor copropietario de la casa C-24, solo se limita a enviar oficios.
1. PRESENTACION Y APROBACION DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO PARA LA VIGENCIA DEL 2013
ADMINISTRADORA: Informa que en la convocatoria se envió dos opciones de proyecto de presupuesto para la vigencia de 2013, se informa que se va analizar cada una de las partidas contempladas en el mismo para ponerlas a consideración de la asamblea y una vez terminado se divide en el total de las viviendas para ver en cuanto queda la cuota de administración
Se analizan cada una de las partidas y se realizaron los respectivos ajustes de acuerdo a las diferentes opiniones de los asambleístas quedando de la siguiente manera.
SE PRESENTA EL PROYECTO DE PRESUPUESTO OPCION NO. 1
Se analizaron cada una de las partidas quedando de la siguiente manera finalmente, donde se ajustó cada una de las partidas y donde nació la asesoría jurídica interna de la copropiedad para la recuperación de cartera., Quedando aprobado por unanimidad donde la Señora SONIA VELAZCO, iniciara el cobro pre jurídico desde el 1 de marzo de 2013, con una asignación de $250.000.oo por prestación de servicios.
JAIRO ARANGO: Pregunta por qué si se tienen 2 empleados por nomina, por que contemplan un salvavidas.
La asamblea no está de acuerdo en que se contrate un salvavidas, dado que la piscina no está prestando un servicio permanente, es algo esporádico, solo se concentra en las temporadas altas.
ADMINISTRADORA: La Señora LUZ NIDIA PARRADO ROBAYO, administradora actual aclara que la partida de salvavidas la contempla dado que la ley 1209 de 2008 ley de piscinas lo exige y que es de carácter obligatorio tenerlo, no interesa si la piscina no es frecuentada, por el simple hecho de existir un tanque denominado piscina, la copropiedad debe tenerlo, adicional a ello si llegara a pasar algún incidente o accidente la responsabilidad cae sobre el administrador, por tanto dejo constancia mediante la presente acta, de que en caso de ocurrir una eventualidad el directo responsable es la asamblea dado que la partida de salvavidas no es aprobada. Dado que la votación a favor solo fue por 4 asambleístas.
Sin embargo se deja constancia, que el salvavidas tiene que ser un profesional certificado y este debe ser por el SENA.
La asamblea aprueba por unanimidad que el Señor JUAN CARLOS AGUDELO, preste sus servicios los fines de semana (sábados-domingos y festivos), y la piscina entra en servicio a partir del 19 de febrero de 2013. Y el servicio se prestara solo para los que se encuentran al día.
En cuanto a la partida de Vigilancia y seguridad privada la cual está siendo prestada a la fecha por la empresa de vigilancia FURTIVA, no cumple con las tarifas establecidas por la súper intendencia de vigilancia, de igual forma la tarifa que se encuentra plasmada en el proyecto de presupuesto tampoco se ajusta a las tarifas de la super, dado que si toman estas tarifas so de alto costo para el servicio que está prestando y se incrementaría la cuota de administración.
El valor que se encuentra contemplado se tomó de una de las cotizaciones bajos y que conste que a la fecha solo existe portero 24 horas, dado que los copropietarios no cancelan su cuota de administración de manera puntual, finalmente quedando aprobado por unanimidad portero 24 horas y rondero 24 horas pero una vez se finalice el acuerdo de pago con furtiva.
CENTRALES DE RIESGO: El ítem contemplado como data crédito, no fue aprobado por que ya se cuenta con una asesoría jurídica, y en cambio de este rubro se incluye las actividades sociales, y software contable.
PRESUPESTO FINAL PARA LA VIGENCIA DE 2013.
Una vez analizado los gastos se toma el valor total mensual y se divide en el número de casas arrojando una cuota de administración, por valor de OCHENTA Y DOS MIL PESOS M.CTE ($82.000.oo) y con descuento de pronto pago quedaría en SETENTA Y SIETE MIL PESOS M.CTE ($77.000.oo), se deja constancia que esta cuota es sin retroactivo para los meses de enero y febrero de 2013, por tanto la nueva cuota de administración rige a partir del 1 de marzo de 2013.
2. NOMBRAMIENTO CONSEJO DE ADMINISTRACION
ADMINISTRADORA: Solicita a la honorable asamblea se postulen para pertenecer al consejo de administración.
Los postulados:
- HENRY ALBERTO DIAZ CASA C1
- JENNY MENDEZ CASA K10
- MARIA MAYER RIVERA CASA H3
- ALEJANDRO MENDOZA CASA B5
- DIOMAR BERNAL BENITO CASA I16
- JUAN CALDERON CASA A13
- HERMINIA RODRIGUEZ CASA D2
La honorable asamblea solicita se verifique el estado de cartera de cada uno de los postulados.
La administradora verifica el estado de cartera y constata que los postulados se encuentran a paz y salvo a corte de Febrero 28 de 2013.
La asamblea entra en deliberación y aprueban por unanimidad que los postulados sean los nuevos consejeros.
3. NOMBRAMIENTO COMITÉ DE CONVIVENCIA.
ADMINISTRADORA: Solicita a la honorable asamblea se postulen para pertenecer al comité de convivencia, y que ellos sean los que entren a dirimir los problemas que surjan dentro de la copropiedad.
Los postulados:
- MARLEN HERNANDEZ CASA H9
- MIGUEL FUENTES CASA D5
- YESID GORDILLO CASA K13
- ELVIRA AMAYA CASA A5
La honorable asamblea solicita se verifique si los postulados se encuentran al día en cartera, se constata y se encuentra que todos los postulados se encuentran al día con los pagos de cuotas de administración hasta el 28 de febrero de 2013.
La asamblea entra en deliberación y el comité de convivencia es aprobado por unanimidad.
COMITÉ DE VEEDURIA
- JOHANA VALDERRAMA CASA D23
- JOHANA GOMEZ CASA G16
- MARCELA MOLANIO CASA H16
La honorable asamblea solicita se verifique si los postulados se encuentran al día en cartera, se constata y se encuentra que todos los postulados se encuentran al día con los pagos de cuotas de administración hasta el 28 de febrero de 2013.
La asamblea entra en deliberación y el comité de veeduría es aprobado por unanimidad.
Agotado el orden del día la asamblea se da por terminada a las 4:45pm, para constancia se firma en la Ciudad de Villavicencio y firman los que ella intervinieron.
FIRMA PRESIDENTE _______________________________________
FIRMA SECRETARIO________________________________________
COMISION VERIFICADORA
FIRMA 1 ______________________________________
FIRMA 2 ______________________________________
FIRMA 3 ______________________________________
FIRMA 4 ______________________________________
FIRMA 4 ______________________________________
FIRMA 5 ______________________________________
Villavicencio, Marzo 12 de 2013
ACTA DE FIJACION
Yo, LUZ NIDIA PARRADO ROBAYO, identificado con cédula de ciudadanía No. 21.182.232 de Cumaral Meta, como representante legal de la copropiedad CONJUNTO MONTECARLO RESIDENCIAL, identificado con nit. 822.001.217-8, certifico que el acta ha sido verificada por la comisión delegada y aprobada por la asamblea general, y que se ha dado cumplimiento a la publicación tal y como lo establece la ley 675 de 2001.
Firma Administrador: _____________________________
COMISION VERIFICADORA
FIRMA 1 ______________________________________
FIRMA 2 ______________________________________
FIRMA 3 ______________________________________
FIRMA 4 ______________________________________
FIRMA 4 ______________________________________
FIRMA 5 ______________________________________